เครื่องใช้สำนักงาน
ความหมาย
สำนักงาน (Office) หมายถึง สถานที่ที่ใช้เป็นที่ทำงานของพนักงานในหน่วยงานทั้งที่เป็นหน่วยงานทางภาครัฐและภาคเอกชน มีการปฏิบัติงานอย่างมีระบบและมีประสิทธิภาพงานสำนักงาน หมายถึง การปฏิบัติงานต่างๆ ภายในสำนักงาน ซึ่งมักจะเป็นงานที่เกี่ยวกับเอกสาร การวางแผนและการจัดการเพื่อวัตถุประสงค์ในการควบคุม การประมวลเหตุการณ์และดำเนินงานด้วยประสิทธิภาพ ซึ่งโดยส่วนใหญ่แล้วสำนักงานมักจะถูกจัดให้เป็นศูนษ์การปฏิบัติงานเอกสาร ศูนย์ความจำ แหล่งอำนวยความสะดวก พบปะติดต่อ ประสานงานระหว่างผู้มาติดต่อและผู้ที่ทำงานอยู่ภายในสำนักงาน
เครื่องใช้สำนักงาน หมายถึง เครื่องมือเครื่องใช้ที่ช่วยในการปฏิบัติงานของพนักงานในสำนักงานให้เกิดความสะดวกรวดเร็ว มีความเป็นระเบียบเรียบร้อยและถูกต้องชัดเจน สร้างความประทับใจแก่ผู้รับอันจะนำไปสู่ความสำเร็จในการติดต่อ เครื่องใช้สำนักงานในปัจจุบันโดยส่วนใหญ่จะเป็นกลไกอิเล็กทรอนิกส์หรืออาจเรียกได้ว่าเป็นเครื่องใช้สำนักงานอัตโนมัติ
เครื่องใช้สำนักงานในปัจจุบันได้รับการพัฒนาให้มีความทันสมัย มีความสามารถ และมีประสิทธิภาพในการทำงานสูงขึ้น การใช้เครื่องใช้สำนักงานจึงช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานของพนักงานในสำนักงานได้มาก สำนักงานจึงควรเลือกใช้เครื่องใช้สำนักงานอัตโนมัติโดยคำนึงถึงหลักเกณฑ์ในการเลือกเครื่องใช้สำนักงาน เพื่อให้ได้เครื่องใช้สำนักงานที่มีประโยชน์คุ้มค่ามากที่สุด
ความสำคัญของเครื่องใช้สำนักงาน
เครื่องใช้สำนักงานนับว่ามีความสำคัญต่อสำนักงานและองค์การ ในการนำ มาใช้ ช่วยพนักงานในการปฏิบัติงานให้มีความสะดวก ประหยัดแรงงาน และทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งปัจจุบันเครื่องใช้สำนักงานมีราคาที่ถูกลงช่วยให้สำนักงานขนาดเล็กสสามารถซื้อ เพื่อนำไปใช้งานได้ และเครื่องใช้สำนักงานในปัจจุบัน ได้มีการพัฒนาระบบการทำงาน โดยนำเทคโนโลยีใหม่ๆเข้ามาใช้เพื่อให้พนักงานสามารถใช้ งานเครื่องใช้สำนักงานได้ง่าย และสะดวกมากยิ่งขึ้น
การบำรุงรักษาเครื่องใช้สำนักงาน มีการบำรุงรักษา อาจทำได้ 3 วิธี คือ
1. เรียกใช้บริการเป็นครั้งคราว
2. ทำสัญญารับบริการจากผู้จำหน่ายโดยตรง
3. ศึกษาวิธีการบำรุงรักษาจากหนังสือคู่มือการใช้
ประโยชน์ของเครื่องใช้สำนักงาน
1. ช่วยลดต้นทุนการทำงาน เนื่องจากทำงานได้รวดเร็ว มีประสิทธิภาพและถูกต้อง
2. ช่วยลดความเบื่อหน่าย
3. ช่วยลดความเมื่อยล้า
4. ทำให้ดูสวยงามและเป็นระเบียบถูกต้อง
5. เพิ่มประสิทธิภาพและความถูกต้อง ช่วยลดความผิดพลาดลงได้มากทำให้เกิดความเชื่อถือไว้วางใจ
6. ควบคุมได้ดี ช่วยป้องกันการปลอมแปลงเอกสารได้เป็นอย่างดี
7. ช่วยปลดเปลี้องงานที่คั่งค้าง
เครื่องคำนวนเลข
เครื่องคำนวนเลข (Calculating Machine) เป็นเครื่องใช้สำนักงานที่นำมาใช้ในการคำนวนตัวเลขต่าง ๆ เพื่อให้การคำนวนได้ผลลัพธ์ที่มีความถูกต้อง แม่นยำ และรวดเร็ว เครื่องคำนวนเลขถือได้ว่าเป็นเครื่องใช้สำนักงานอัตโนมัติ เนื่องจากเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้การปฏิบัติงานของพนักงานมีความสะดวก รวดเร็วมากยิ่งขึ้น
ประเภทของเครื่องคำนวน
1. เครื่องคำนวนเลขแบบทั่วไป แบ่งออกเป็น
1.1 เครื่องคำนวนแบบธรรมดา
1.2 เครื่องคำนวนเลขที่มีฟังก์ชั่นการคำนวนทางคณิตศาสตร์
2. เครื่องคำนวนเลขที่มีแถบกระดาษ เครื่องคำนวนประเภทนี้จะสามารถพิมพ์ข้อมูลที่พิมพ์ออกมาบนแถบกระดาษได้ ทำให้สามารถตรวจสอบความถูกต้องของตัวเลขบนแถบกระดาษได้ และสามารถฉีกกระดาษไปเย็บติดบนเอกสารได้ เครื่องคำนวนเลขประเภทนี้สามารถแบ่งออกเป็น 2 แบบ คือ แบบเต็มแป้นและแบบสิบแป้น
3. เครื่องคำนวนอิเล็กทรอนิกส์ เป็นเครื่องคำนวนที่มีความทันสมัยที่สุดโดยเป็นแบบกดปุ่มอัตโนมัติด้วยระบบไฟฟ้า มีฟังก์ชั่นการคำนวนที่หลากหลาย สามารถวาดกราฟได้ เชื่อมต่อเข้ากับคอมพิวเตอร์ได้ และมีหน่วยความจำ จึงสามารถบันทึกข้อมูลหรือความจำต่าง ๆ
เครื่องโทรศัพท์
โทรศัพท์ (Telephone) เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการติดต่อสื่อสารกัน ช่วยให้ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการเดินทาง โทรศัพท์เป็นอุปกรณ์ที่ใช้สื่อสารด้วยเสียงโต้ตอบระหว่างกันช่วยให้คู่สนทนาได้พูดคุย เจรจากันโดยไม่ต้องเดินทางไปติดต่อกันทำให้เสียเวลาและสิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายในการเดินทาง
ประเภทของโทรศัพท์ ระบบโทรศัพท์
1. โทรศัพท์ส่วนบุคคล (Private Telephone) 1. ระบบ Centrex
2. โทรศัพท์สาธารณะ (Public Telephone) 2. ระบบ PABX (Private Automatic Branch Exchange)
3. โทรเคลื่อนที่หรือโทรศัพท์มือถือ 3. ระบบ Key-Telephone
(Mobile Telephone)
เครื่องโทรสาร
เครื่องโทรสาร (Facsimile) หรือ แฟกซ์ (Fax) เป็นเครื่องมือสื่อสารที่ใช้รับ-ส่งเอกสารจากต้นทางไปยังปลายทางซึ่งเป็นระบบการส่งข้อมูลข่าวสารโดยอาศัยหมายเลขโทรศัพท์ในการติดต่อ ช่วยสำหรับการติดต่อสื่อสารที่มีหลักฐานเป็นเอกสารใช้อ้างอิงได้
ประเภทของเครื่องโทรสาร
1. เครื่องโทรสารแบบธรรมดา
2. เครื่องโทรสารแบบมีหน่วยความจำ
เครื่องถ่ายเอกสาร
เครื่องถ่ายเอกสาร (Copier Machine) เป็นเครื่องใช้สำนักงานประเภทหนึ่งที่ได้รับความนิยมในการนำมาช่วยทำสำเนาผลิตเอกสารโดยการถ่ายภาพเอกสารต้นฉบับแล้วทำสำเนาลงบนกระดาษได้อย่างรวดเร็วประหยัดเวลา แรงงานและค่าใช้จ่ายอย่างมาก
ประเภทของเครื่องถ่ายเอกสาร
1. เครื่องถ่ายเอกสารแบบธรรมดา
2. ถ่ายเอกสารแบบย่อและขยาย
3. เครื่องถ่ายเอกสารระบบดิจิตอล
เครื่องคอมพิวเตอร์
เครื่องคอมพิวเตอร์ (Computer) เป็นเครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์สามารถจดจำข้อมูลและคำสั่งจากผู้ใช้ เพื่อนำไปประมวลผลข้อมูลให้ได้ตามที่ต้องการ
เครื่องพิมพ์
เครื่องพิมพ์ (Printer) เป็นอุปกรณ์แสดงผลที่ต้องทำงานร่วมกับเครื่องคอมพิวเตอร์โดยรับคำสั่งมาจากเครื่องคอมพิวเตอร์ในการพิมพ์ข้อมูลที่อยู่ในคอมพิวเตอร์ออกมาในรูปแบบของเอกาสาร
ประเภทของเครื่องพิมพ์
1.เครื่องพิมพ์แบบหัวเข็ม
2.เครื่องพิมพ์แบบเลเซอร์
3.เครื่องพิมพ์แบบพ่นหมึกหรืออิงค์เจ็ท
เครื่องสแกนเนอร์
เครื่องสแกนเนอร์ (Scanner) เป็นอุปกรณ์ที่ใช้สำหรับการนำข้อมูลที่เป็นรูปของสิ่งพิมพ์หรือเป็นรูปวัตถุที่มีขนาดไม่หนาไม่ใหญ่เกินไป โดยการนำเอาสิ่งพิมพ์หรือวัตถุมาวางบนเครื่องสแกนเนอร์ เครื่องจะทำการสแกนภาพแล้วนำเข้าข้อมูลภาพที่สแกนเข้าสู่เครื่องคอมพิวเตอร์
เครื่องมัลติฟังก์ชั่น
เครื่องมัลติฟังก์ชั่น (Multifunction) เป็นเครื่องใช้สำนักงานที่ได้การพัฒนามาจากการจากการรวมเอาความสามารถของเครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องสแกน และเครื่องโทรสารมาไว้ในเครื่องเดียวกัน
ประเภทของเครื่องมัลติฟังก์ชั่น
1. เครื่องมัลติฟังก์ชั่นแบบเลเซอร์
2. เครื่องมัลติฟังก์ชั่นแบบพ่นหมึกหรืออิงค์เจ็ท
เครื่องทำลายเอกสาร
เครื่องทำลายเอกสารเป็นเครื่องใช้สำนักงานที่ช่วยในการดำเนินการเกี่ยวกับการทำลายเอกสารได้อย่างสะดวกรวดเร็ว ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย
แหล่งที่มา: หนังสือระบบสำนักงานอัตโนมัติ
http://guru.sanook.com/answer/question/%E0%B8%84%E0%B8%A7%E0%B8%B2%E0%B8%A1%E0%B8%AB%E0%B8%A1%E0%B8%B2%E0%B8%A2%E0%B9%80%E0%B8%84%E0%B8%A3%E0%B8%B7%E0%B9%88%E0%B8%AD%E0%B8%87%E0%B9%83%E0%B8%8A%E0%B9%89%E0%B8%AA%E0%B8%B3%E0%B8%99%E0%B8%B1%E0%B8%81%E0%B8%87%E0%B8%B2%E0%B8%99/
